Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

  1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
  2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
  3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
  4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
  5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
  6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.



Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

  • О премировании;
  • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
  • Об объявлении взыскания;
  • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
  • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
  • Об утверждении или изменении штатного расписания;
  • О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.



Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

  1. Длительные;
  2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.



Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению      

  1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
  2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
  3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
  4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
  5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.



Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений        

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования



Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».



Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Образец журнала регистрации по личному составу

Дата приказа Номер приказа Вид приказа ФИО работника Табельный номер Основание
1 01.01.2015 1-лс (или 1-к) Прием Иванникова Светлана Игоревна 0001 Трудовой договор №1 от 0.01.2015 г.
2

Несколько практических советов:

  1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
  2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
  3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Разглашение врачебной тайны

Каждый российский гражданин имеет право на сохранение в тайне информации о факте обращения в медучреждение ...

Как происходит оспаривание отцовства или материнства?

Оспаривание отцовства подразумевает под собой особую процедуру, при которой опровергается запись об отце ребенка, которая ...

Всё о договоре аренды квартиры

Сдавать в аренду жильё нужно правильно, так, чтобы потом не возникло множество проблем: квартиросъёмщики нередко ...

Заявление о разводе в мировой суд: написание по образцу

У многих семей в жизни наступает момент, когда приходит пора расставаться. В этом случае вплотную ...

Как составить заявление на прописку: образец заполнения

Почти для всех социально необходимых действий, связанных с обращением граждан в государственные учреждения, требуется территориальная ...

Как получить сертификат на материнский капитал в 2015 году?

Воспитание ребенка – занятие сложное и с моральной, и с материальной стороны. Уход за младенцем, ...

Налог на дарение недвижимости родственнику и не родственнику в 2016-2017 году

Недвижимость – обычно самое ценное имущество у наших сограждан. Жилищный вопрос у многих стоит достаточно ...

Как лишить наследства наследника по закону или завещанию в России?

Получение наследства в большинстве случаев позволяет улучшить благосостояние наследников или решить их жилищные проблемы. Однако ...

Коэффициент территории ОСАГО законодательная база

Что представляет собой территориальный коэффициент (КТ) Коэффициент КТ представляет собой значение территориального коэффициента ОСАГО и ...

Как получить бесплатно квартиру от государства

Кто обладает преимущественным правом на получение бесплатного жилья от государства? На каких условиях можно получить ...

Штраф за утерю паспорта в 2016 году

В предыдущей статье мы рассматривали какая ответственность последует за несвоевременную замену паспорта в 20 и ...

Расчёт страховой пенсии по старости в 2016-2017 году

Любому человеку раньше или позже придётся заинтересоваться размером будущей пенсии и произвести расчёт страховой пенсии ...

Как выселить квартирантов за невыполнение обязательств?

Довольно часто возникают моменты, когда арендаторами не выполняются определенные обязательства, гарантированные заключенным ранее договором. Еще ...

Комиссия по трудовым спорам: принципы создания и функционирования

Значимость комиссии по трудовым спорам сложно переоценить. Она, безусловно, нужна для того, чтобы разрешить недопонимание ...

Условия, при которых возможно расторжение или отмена договора дарения квартиры, и судебная практика по таким делам

Договор дарения квартиры – сделка по передаче права собственности на недвижимость одним лицом другому. Она ...

Всё о льготах родителям, имеющим ребенка-инвалида

В качестве объекта особой опеки со стороны государства выступают семьи, в которых проживают дети-инвалиды. Правительством ...

Как разделить лицевой счет в муниципальной или приватизированной квартире?

С разъединением лицевого счета на жилплощадь часто сталкиваются граждане, которые не могут договориться о добровольном ...

Федеральный закон о запрете курения

Федеральный закон о запрете курения, принятый Государственной Думой РФ в 2013 году и вступивший в ...

Образцы документов для приватизации: договор, заявление, иск

Договор, который позволяет людям, живущим в квартире по социальному найму, стать собственником площади называется договором ...

Льготный режим для граждан Украины в РФ отменен с 1 ноября

Федеральная миграционная служба Российской Федерации сообщает, что с 1 ноября 2015 года истек режим льготного ...

Как и кто может утратить право пользования муниципальным жильем?

Человек может иметь жилье в собственности, может проживать в муниципальном жилье, по найму, или в ...

Правила заключения договора аренды земельного участка

В современном мире практически все сделки оформляются путем заключения договоров и заверки их соответствующими специалистами. ...

Продажа доли в квартире: порядок, договор, продажа с долей несовершеннолетнего, что изменилось в 2016 году

Продажа доли недвижимости — далеко не всегда быстро и просто осуществимая сделка. В процессе у ...

Как можно спасти семью от развода?

Содержание Как спасти семью от разрушения Шаги по исправлению ситуации Семейный быт и лодка любви ...

Рейтинг@Mail.ru